Logga in

Tools

architecture-2083681_1920

Modell

Inköpsfunktionen: Så funkar den

Prosales delar upp försäljning i olika försäljningslogiker och organiseringsformer efter affärernas komplexitet, där komplexitet handlar om köparnas egna insatser i affären och risken att förlora insatsen. På inköpssidan skiljer man också på affärerna i tre nivåer utifrån deras komplexitet. Uppdelningen är även här baserad på risk, vilket har en intressant organisatorisk betydelse. När risken som är förknippad med affären ökar, så ökar också den miniminivå i organisationen som har beslutsrätt för sådana affärer. De tre nivåerna av inköp är:

  • Operativt inköp är den lägsta nivån. Det är en funktion som ofta är decentraliserad och som framför allt utför orderläggning, leveransbevakning och problemhantering kring fakturor och andra fel och brister.
  • Taktiskt inköp handlar om att genomföra de strategier som har lagts fast på ledningsnivå, att utifrån strategier och riktlinjer lägga upp logistiska flöden för att få effektivitet i inköpen. Funktionen kan vara antingen central eller decentraliserad. Det taktiska inköpets ansvarsområden brukar innefatta omförhandlingar av ramavtal, standardiseringsprogram samt utveckling eller minskning av leverantörer. Strategiska inköp sköts på central nivå och funktionen är ofta representerad i företagsledningen.
  • Strategiska inköp ligger inte sällan ovanför inköpsavdelningens mandat. På denna nivå handlar inköp dels om övergripande strategiarbete, dels om att utforma strategier för leverantörer och sortiment. Företagskritiska affärer räknas till de strategiska inköpen. Strategiska inköp omfattar även att utforma anskaffningsprocesser och arbetsbeskrivningar, att utveckla affärssystem och leverantörer och att ta beslut om större upphandlingar, avtal och partnerskap.

Inköp har genom åren mestadels betraktats som en administrativ och kameral funktion. Inköpsavdelningen som specialiserad funktion har först och främst växt fram ur behovet att säkra tillgången på de grundläggande varor som krävs för att hålla produktionen igång. Men behovet av att köpa tjänster och lösningar växer stadigt, bland annat inom IT, outsourcing och offentlig sektor. Ofta handlar det om projektledning, finansstöd eller IT-stöd. Under de senaste tio åren har därför synen på inköpsfunktionen förändrats. Vikten läggs numera, precis som på säljsidan, på att jobba proaktivt, att bygga långsiktiga, värdeskapande och lönsamma lösningar. Det kallas ofta för ett samarbetsriktat inköp. För de företag som har kommit långt med utvecklingen av sin inköpsfunktion ligger fokus ofta på att skapa en fungerande distributionskedja, en ‘supply chain’, och att få denna kedja att fungera från ax till limpa med hjälp av olika partners och leverantörer. Att man på inköpssidan har lyckats att höja både kompetensen och att höja funktionens status beror på att man tydligt har kunnat visa att det finns pengar att tjäna. Många bedömare anser att inköp numera har tagit kommandot över affären och att säljorganisationerna måste anstränga sig för att hålla jämna steg. Kunskapen om inköpsfunktionens betydelse för möjligheten att sänka sina kostnader har framför allt slagit igenom inom detaljhandel, bilindustri och konsumentelektronik. I dessa branscher har man satsat hårt på att organisera sina inköp till skillnad från finanssektorn, läkemedelsbranschen och inom den offentliga sektorn där inköp fortfarande är lågprioriterat.

OLIKA INKÖPSROLLER

Inom inköp finns det flera olika funktioner och roller. De vanligaste benämningarna är:

  • Strategiska inköpare. Den strategiska inköparen jobbar ofta med att utarbeta policys, ta fram strategier för sortiment och leverantörer, samt att eftersöka och utvärdera nya leverantörer. Tyvärr råder begreppsförvirring – många tjänster som snarare är att betrakta som taktiskt inköp tituleras frekvent med titlar för strategiskt inköp.
  • Taktiska inköpare ingår och omförhandlar avtal med leverantörer och ser till att inköpsflöden fungerar. Vid en del företag kan taktiska inköpare dock arbeta mer operativt med leverantörsutveckling och med relationen mellan köpare och säljare.
  • Operativa inköpare. Inköp innebär mycket administration i form av avropsbeställningar, godsmottagning, tullklarering, spedition, fakturahantering eller leveransbevakning. Detta sköts av den operativa inköparen. Tituleras även logistikinköpare.
  • Leverantörsutvecklare. När avtal löper under lång tid blir leverantörsstyrningen viktig. Målet är att nå högre kvalitet och leveransprecision genom att utvärdera och utveckla leverantörsbasen.
  • Inköpschef. Chefen för inköp i en stor organisation har ett övergripande ansvar för hela företagets behov av att anskaffa varor och tjänster. I en mindre organisation kan inköpschefen vara den som genomför alla strategiska inköp.
  • Teknikinköpare. Den tekniska inköparens viktigaste roll är att utifrån företagets behov kartlägga och utvärdera tekniska behov och sedan sammanställa kravspecifikationer.
  • Projektinköpare. Projektinköpare är inköpare som knyts direkt till ett större projekt. De arbetar då för projektets bästa i stället för att till exempel vara knutna till ett speciellt sortiment. De är ofta med redan i anbudsfasen.
  • FM-inköpare. Inom större organisationer är ‘facility management’ en egen inköpsdisciplin. Det handlar om inköp av kontors- och förbrukningsmaterial till exempelvis reception, växel, vaktmästeri och lokalvård.

Dessa indelningar och befattningar är allmänt förekommande i Sverige. Men självklart varierar det från företag till företag hur man väljer att organisera sig. Vad som är en strategisk inköpare kan variera mellan olika företag. I grunden är det dock så att vissa uppgifter är mer komplexa och omfattande när det gäller att forma företagets affär. Detta gäller till exempel strategiska beslut om vart i världen man väljer att placera sin affär och i vilka länder man väljer att göra sina inköp. I många företag har man synsättet att det är de strategiska inköparna som förbereder marken och sedan överlämnas affären till övriga kategorier. I andra företag jobbar samma personer i alla roller. Det har att bland annat att göra med företagets storlek men också med företagets kultur. Svenska företaget Relacom har till exempel valt att ha en egen inköpsorganisation som tar hand om inköp av strategisk och taktisk karaktär. De rent operativa inköpen har man valt att lägga ut på en annan organisation. Ett annat exempel är IBM som valt en modell där det i varje land finns en organisation av strategiska inköpare. Sedan har det placerat tre stora inköpscentrum i olika hörn av världen. Affärer som skapas i Sverige effektueras till exempel av en outsourcad organisation i Budapest med ungerska lönenivåer. När den svenske inköparen är klar med sin del av affären går den vidare till nya affärer och inköp. Detta är en modell som flera andra storföretag har tagit efter.

För att få tillgång till detta verktyg måste du vara minst Trendwatch-medlem

Få tillgång Eller logga in
PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vcGxheWVyLnZpbWVvLmNvbS92aWRlby8xNjU4Njg5Mjk/dGl0bGU9MCZieWxpbmU9MCZwb3J0cmFpdD0wJmF1dG9wbGF5PTEiIHdpZHRoPSI2MDAiIGhlaWdodD0iMzM4IiBmcmFtZWJvcmRlcj0iMCIgd2Via2l0YWxsb3dmdWxsc2NyZWVuIG1vemFsbG93ZnVsbHNjcmVlbiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW4+PC9pZnJhbWU+
PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vd3d3LnlvdXR1YmUuY29tL2VtYmVkL29IN05qR0ZwM0JzP2F1dG9wbGF5PTEmcmVsPTAmYW1wO2NvbnRyb2xzPTAmc2hvd2luZm89MCZhIiB3aWR0aD0iNzIwIiBoZWlnaHQ9IjQwNSIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93ZnVsbHNjcmVlbj0iYWxsb3dmdWxsc2NyZWVuIj48L2lmcmFtZT4=