Logga in

Tools

Modell

Modell: Förstå kundens inköpsprocess

Precis som säljaren talar om säljprocessen så talar kunden om sin inköpsprocess. Naturligtvis så är det samma process fast sedd ur olika perspektiv. Det finns flera olika sätt att beskriva processen, ofta beroende på i vilken bransch man verkar i och vilken företagskultur som råder.

En generaliserad process som går att beskriva utifrån både köp- och säljsidan kan innehålla följande steg:

  1. Skapa medvetenhet om problem och behov
  2. Analysera behov
  3. Definiera och formulera krav
  4. Identifiera leverantörer och lösningar
  5. Kvalificera lösning och leverantör
  6. Hantera beslut och tveksamheter inför beslut
  7. Hantera leverans och implementering av lösning
  8. Utvärdera och mäta effekt

1. SKAPA MEDVETENHET OM PROBLEM OCH BEHOV

I varje människa och i varje företag uppstår emellanåt ett behov. Något behöver tillföras eller förändras. I företag kan processer uppstå av flera anledningar. För ett varuproducerande företag med pågående produktion löper många avtal på en årscykel och man gör regelbundna upphandlingar eller omförhandlingar. Annat som kan trigga en inköpsprocess är impulser från den egna säljavdelningen eller från egna kunder, leverantör som föreslår nya lösningar eller allmän produktutveckling och vad som i övrigt händer på marknaden. En av inköpsavdelningens uppgifter är att identifiera dessa behov och möjligheter, stora som små. Om en produktionslinje ser ett behov att köpa in ny råvara eller nytt material så är det företagets inköpsorganisation som kontaktas. Inköp har ständig kontakt med såväl de egna avdelningarna som olika leverantörer. Även omvärlds- och konkurrentbevakning ingår i uppgifterna.

2. ANALYSERA BEHOV

När behoven har blivit påtalade är det viktigt att göra en behovsanalys. Är behovet så stort att det behöver åtgärdas? Om det behöver åtgärdas, måste det ske nu? Kan inköpsavdelningen med alla dess resurser i så fall addera ytterligare något värde? Målet är att både förstå vilka behov som finns i dag och att förstå kommande behov. När behoven är utredda är det dags att ta beslut om man ska agera.

3. DEFINIERA OCH FORMULERA KRAV

För att kunna vända sig till leverantörer och göra någon form av upphandling eller något annat inköpsförfarande måste behoven formuleras om till en kravspecifikation. Ofta sätter man ihop ett referensråd med intressenter från de avdelningar som på olika sätt är involverade eller påverkade av ett inköp. Målet är att dels formulera en tydlig produktspecifikation, dels formulera tydliga skall-krav på vad som ska vara uppfyllt i affären. I det här skedet är det många krav både internt och externt som ska vägas ihop. Det kan vara lätt att gå fel. En fälla är också att vara för nitisk och överspecificera vilket minskar utrymmet för leverantörer att anpassa sina lösningar på ett sätt som båda sidor kan tjäna på. För inköpsavdelningen är det här en viktig fas. Att vara noggrann i denna fas lägger grunden för framgång i resten av processen.

4. IDENTIFIERA LEVERANTÖRER OCH LÖSNINGAR

När alla specifikationer är satta är det dags att finna den lämpligaste leverantören. Beroende på vad för typ av produkt eller tjänst som inköpet gäller kan man vända sig till redan inarbetade leverantörer eller påbörja research för att finna nya. Ett vanligt tillvägagångssätt ät att skicka ut en rfi, (“request for information”), till leverantörer som verkar intressanta och därefter genomföra ett antal leverantörspresentationer. Om man ska köpa in funktion som är ny eller okänd kan det vara svårare att finna lämpliga leverantörer. Beroende på bransch och företag kan det finnas behov av att ha specialister som bevakar mässor etc. I det här läget brukar det också dyka upp alternativa lösningar från de kontaktade leverantörerna vilka behöver utvärderas.

5. KVALIFICERA LÖSNING OCH LEVERANTÖR

Nu är det dags att välja leverantör genom att inleda ett offertförfarande. Har man tidigare lyckats med att ta fram en tydlig kravspecifikation bör man nu ha en lättare uppgift i att välja ut vem som ska få skriva det avtal som man presenterar. I jobbet att kvalificera en leverantör, och även om det bara finns en enda kandidat, ingår också att kontrollera att avtalet uppfyller “code of conduct”, att det finns försäkringslösningar som minskar den egna risken och att relevanta iso-certifieringar är uppfyllda.

6. HANTERA BESLUT OCH TVEKSAMHETER INFÖR BESLUT

När allting verkar färdigt och utrett är det dock inte ovanligt att det uppstår en sista tvekan. Ju större affär och ju högre risk desto kraftigare tveksamhet kan uppstå. För en inköpsorganisation som köper en produkt eller vara där det framför allt är priset som särskiljer konkurrenterna är det en snabbare och lättare process. Om affären handlar om exempelvis inköp av konsulttjänster där alla har lämnat kostnads- och innehållsmässigt likartade bud blir oron desto högre. Här blir målet både för köpare och för säljare att minska tveksamheten. För inköparen handlar det om att finna relevanta beslutskriterier, att försöka jämföra “äpplen med äpplen” för att få underlag till ett beslut som inte bara vilar på magkänsla.

7. HANTERA LEVERANS OCH IMPLEMENTATION AV LÖSNING

Efter att ha fått till ett lyckat köp gäller det nu att få till en lyckad implementation så att produkten eller avtalet utnyttjas till sin fula potential. För en inköpsavdelning är det också viktigt att se till var ansvaret för implementationen ska ligga, att skapa en implementationsprocess. Det är inte helt ovanligt att ansvaret för vem som till exempel ska utbilda personalen i en ny funktion aldrig klargörs och nyttan av det man köpt in aldrig kommer till sin rätt.

8. UTVÄRDERA OCH MÄTA EFFEKT

Det är också viktigt att mäta och utvärdera effekten av den produkt eller tjänst som har införts. Det är viktig att man redan från början har valt ut relevanta mätpunkter och mätetal som verkligen mäter det som man ämnat att mäta. Resultatet behöver sedan återföras in i organisationen. Kanske leder mätningen till att man påvisar ett nytt behov och att en ny köpprocess behöver inledas.

För att få tillgång till detta verktyg måste du vara minst Trendwatch-medlem

Få tillgång Eller logga in
PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vcGxheWVyLnZpbWVvLmNvbS92aWRlby8xNjU4Njg5Mjk/dGl0bGU9MCZieWxpbmU9MCZwb3J0cmFpdD0wJmF1dG9wbGF5PTEiIHdpZHRoPSI2MDAiIGhlaWdodD0iMzM4IiBmcmFtZWJvcmRlcj0iMCIgd2Via2l0YWxsb3dmdWxsc2NyZWVuIG1vemFsbG93ZnVsbHNjcmVlbiBhbGxvd2Z1bGxzY3JlZW4+PC9pZnJhbWU+
PGlmcmFtZSBzcmM9Imh0dHBzOi8vd3d3LnlvdXR1YmUuY29tL2VtYmVkL29IN05qR0ZwM0JzP2F1dG9wbGF5PTEmcmVsPTAmYW1wO2NvbnRyb2xzPTAmc2hvd2luZm89MCZhIiB3aWR0aD0iNzIwIiBoZWlnaHQ9IjQwNSIgZnJhbWVib3JkZXI9IjAiIGFsbG93ZnVsbHNjcmVlbj0iYWxsb3dmdWxsc2NyZWVuIj48L2lmcmFtZT4=